Description

Wir suchen eine **engagierte Assistenzkraft (m/w/d) in Teilzeit** , die unser Team in der Pharma- und Biotechnologiebranche unterstützt. Diese Position ist ideal für Bewerber:innen mit Erfahrung im **Office Management, administrativer Unterstützung sowie Import-/Exportprozessen** .

Diese **Teilzeitstelle** ist mit **19 Stunden pro Woche** auf die Abteilungen Translational Safety & Risk Sciences (TSRS) sowie PKDM-Bioanalytics (BA) verteilt.

**Deine Aufgaben**

**Administrative Assistenz & Organisation**

+ Pflege und Aktualisierung der Intranetseiten (SharePoint)

+ Strukturierte Archivierung relevanter Dokumente nach internen Standards

+ Organisation von Meetings, Telefonkonferenzen und Schulungen

+ Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen inkl. Buchung, Reisekostenabrechnung und Budgetüberwachung

+ Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben

**Import- und Exportprozesse**

+ Erstellung, Bearbeitung und Prüfung von Import-/Exportdokumenten

+ Kontrolle von Genehmigungen, Rechnungen und Versandpapieren

+ Abwicklung von Versandprozessen in Zusammenarbeit mit Speditionen und Behörden

+ Enge Kooperation mit dem Global Trade & Customs Excellence Team

**Unterstützung in Labor- und Datenmanagement**

+ Geräteverwaltung, Laborausstattung und Logistik

+ Einholen von Angeboten und Mitwirkung bei CAPEX-Planungen

+ Verwaltung von Wartungsverträgen und Koordination externer Servicetechniker

+ Beschaffung und Verwaltung von Labormaterialien inkl. Bestandsaufnahme

**Dein Profil**

+ Du hast eine abgeschlossene Ausbildung, z. B. als _Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann/-frau (m/w/d), Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandelsmanagement (m/w/d), Speditionskaufmann/-frau (m/w/d)_ oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung

+ Bestenfalls mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Assistenz in einem internationalen Unternehmen

+ Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

+ Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrungen mit SAP, Concur oder vergleichbaren Systemen sind von Vorteil

+ Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

+ Zahlenaffinität, Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative

+ Freude an Teamarbeit und Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten

**Was wir bieten**

+ Flexible Arbeitszeiten

+ Marktgerechte Vergütung

+ Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich

+ 30 Tage Jahresurlaub bei Vollzeit

+ Sonderurlaub bei besonderen Anlässen (z. B. Hochzeit, Umzug usw.)